Ochrona danych w czasie naboru do szkół i przedszkoli

Zakres danych osobowych przetwarzanych w czasie prowadzonych rekrutacji do szkół i przedszkoli oraz czas przechowywania tych danych to dwie kwestie, które nurtują sporą grupę uczniów oraz ich rodziców. Wychodząc naprzeciw ich oczekiwaniom, wyjaśnię kilka kwestii z tym związanych.

Zbliża się okres rekrutacji do szkół i przedszkoli na rok szkolny 2020/2021. Jest to niezmiernie ważny etap w życiu wielu uczniów i dzieci, a co się z tym wiąże, również nerwowy okres dla rodziców. Obawy spowodowane niepewnością czy ich pociechy zdołają pozytywnie przebrnąć procedurę rekrutacji do wymarzonych szkół lub przedszkoli, dodatkowo potęguje w tym roku sytuacja w jakiej się znaleźliśmy z powodu epidemii COVID-19. Wyjaśnię kilka kwestii dotyczących przetwarzania danych osobowych w procesie rekrutacji do szkół, żeby choć w ten sposób ułatwić rodzicom przebrnięcie tego trudnego okresu.

Jak wygląda proces rekrutacji

Na samym początku zaznaczyć trzeba, że zgodnie z obowiązującymi przepisami oświatowymi, w sytuacjach kiedy mówimy o rodzicach należy przez to rozumie również prawnych opiekunów dziecka lub osoby sprawujące pieczę zastępczą nad dzieckiem.
Sposób przebiegu procesu rekrutacji do placówek oświatowych, określony jest w Ustawie z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo Oświatowe. Art. 149 tej ustawy wskazuje, że przyjęcie dziecka do szkoły lub przedszkola odbywa się na podstawie wniosku złożonego odpowiednio do dyrektora. Na podstawie tego wniosku, o przyjęciu dziecka decyduje dyrektor danej placówki oświatowej.

Treść wniosku i zgłoszenia została określona w art. 150 i 151 ustawy Prawo oświatowe. Przepisy te wskazują również szczegółowo jakie dane osobowe i w jakim zakresie mogą znajdować się na wskazanych dokumentach, czyli jakie dane może zgodnie z prawem przetwarzać placówka oświatowa w procesie rekrutacji. Placówka oświatowa jako administrator danych (patrz: Definicje), przetwarza dane osobowe w związku z obowiązkiem prawnym, który ciąży na administratorze zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO (patrz: Definicje). Biorąc pod uwagę powyższe, szkoła, przedszkole lub inna placówka oświatowa będące administratorami danych, nie muszę pozyskiwać zgody na przetwarzanie danych zawartych we wnioskach.

Jakie dane powinien zawierać wniosek

Zgodnie z przytoczonymi powyżej przepisami, do wniosku rekrutacyjnego załącza się inne dokumenty potwierdzające odpowiednio spełnianie przez kandydata określonych w ustawie kryteriów. W zależności od rodzaju szkoły mogą to być m.in. świadectwo ukończenia szkoły niższego szczebla, zaświadczenie lekarskie, dyplomy i certyfikaty poświadczające osiągnięcia ucznia w danych kategoriach, oświadczenie o wielodzietności rodziny kandydata, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego, prawomocny wyrok sądu rodzinnego orzekający rozwód lub separację, dokument poświadczający objęcie dziecka pieczą zastępczą oraz inne dokumenty dokumenty potwierdzające spełnianie przez kandydata kryteriów, o których mowa w art. 131 ust. 2, art. 134 ust. 4, art. 135 ust. 6, art. 136 ust. 3, art. 137 ust. 3 i 7, art. 138 ust. 3 i 4, art. 139 ust. 3, art. 140 ust. 4, art. 141 ust. 3, art. 142 ust. 5, art. 143 ust. 4, art. 144 ust. 3, art. 145 ust. 1 pkt 1 i 2, art. 146 ust. 1 i art. 147 ust. 3.

Najważniejsze dane jakie zgodnie z ustawą mogą się znajdować we wniosku to: imię, nazwisko, data urodzenia oraz numer PESEL kandydata, a w przypadku braku numeru PESEL – serię i numer paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość, imiona i nazwiska rodziców kandydata, a w przypadku kandydata pełnoletniego – imiona rodziców, adres miejsca zamieszkania rodziców i kandydata, a w przypadku kandydata pełnoletniego – adres miejsca zamieszkania kandydata, adres poczty elektronicznej i numery telefonów rodziców kandydata, a w przypadku kandydata pełnoletniego – adres poczty elektronicznej i numer telefonu kandydata, wskazanie kolejności wybranych publicznych przedszkoli, oddziału przedszkolnego w publicznej szkole podstawowej, publicznych innych form wychowania przedszkolnego albo publicznych szkół w porządku od najbardziej do najmniej preferowanych.

Jakich danych nie wolno zbierać i przetwarzać

Wyraźnie muszę w tym miejscu zaznaczyć, że szkoły, przedszkola i inne placówki oświatowe w trakcie procesu rekrutacji nie mogą zbierać i przetwarzać takich danych jak PESEL czy seria i numer dokumentu tożsamości rodziców kandydata budź jego prawnych opiekunów. Przetwarzanie takich danych przez placówkę oświatową narusza przepisy Prawa oświatowego ale również przepisy RODO, ponieważ wykracza poza obowiązujące ramy proporcjonalności i minimalizacji przetwarzanych danych. Przetwarzanie tych danych jest bezcelowe i nie stanowi wymogu prawnego ciążącego na administratorze ponieważ nie zostały one wskazane w art. 150 i 151 ustawy Prawo oświatowe.
Dane zgromadzone podczas postępowania rekrutacyjnego mogą być przechowywane nie dłużej niż do końca okresu, w którym uczeń korzysta z wychowania przedszkolnego w danym przedszkolu albo uczęszcza do danej szkoły. Natomiast dane osobowe kandydatów nieprzyjętych mogą być przechowywane przez rok, chyba że na rozstrzygnięcie dyrektora przedszkola, szkoły lub placówki została wniesiona skarga do sądu administracyjnego i postępowanie nie zostało zakończone prawomocnym wyrokiem.

Kandydaci i rodzice mają prawo do informacji

Zgodnie z RODO, administrator danych czyli placówka oświatowa prowadząca rekrutację ma obowiązek przekazać kandydatom i ich rodzicom lub prawnym opiekunom następujące informacje:
– nazwa administratora danych
– adres siedziby oraz kontakt do administratora danych
– podstawa prawna przetwarzania danych
– cel przetwarzania danych
– informacja czy dane będą przekazywane innym podmiotom przetwarzającym
– okres przetwarzania danych
– informacja o tym jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą (m.in. prawo dostępu do swoich danych, prawo sprostowania (poprawiania) swoich danych, prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego)
– informacja o wymogu lub dobrowolności podania danych
– dane kontaktowe do inspektora ochrony danych

Informacja powinna być przekazana w przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie w szczególności, kiedy odbiorcą informacji jest dziecko. Oznacz to, że informacja powinna być napisana w jasnym, prostym i zrozumiałym języku (formie).

Prawo oświatowe pozwala na przeprowadzanie postępowania rekrutacyjnego z wykorzystaniem systemów informatycznych. W takiej sytuacji możliwe jest sporządzenie formularza elektronicznego zawierającego odpowiednią klauzulę informacyjną, co powinno stanowić jego niezbędny element.

Publikacja list przyjętych uczniów

Zgodnie z przepisami, placówka oświatowa podaje wyniki rekrutacji do publicznej wiadomości, podając imię i nazwisko kandydata oraz adnotację, czy został przyjęty czy nieprzyjęty do danej placówki. Listy takie są umieszczane w widocznym miejscu, w siedzibie danego publicznego przedszkola, szkoły, czy innej placówki.

Do tej pory dyrektorzy nie stosowali rozwiązań w postaci zamieszczania list np. na stronach internetowych.
W związku z obecną sytuacją epidemiczną, zgodnie z nowymi przepisami wydanymi na podstawie specustawy ws. COVID-19, wyniki postępowania rekrutacyjnego w formie list kandydatów, o których mowa w art. 158 ust. 1 i 3 Prawa oświatowego, podaje się do publicznej wiadomości także na stronach internetowych tych jednostek.

UODO stoi jednak na stanowisku, że niedopuszczalne jest publikowanie tych list na portalach społecznościowych czy fanpage’ach placówek oświatowych. UODO jednak zaleca, aby dyrektorzy korzystali z form komunikacji elektronicznej i indywidualnie informowali kandydata i jego rodziców o wynikach przeprowadzonej rekrutacji. Jednoznaczne jest również stanowisko UODO w kwestii usunięcia list ze stron internetowych po zakończeniu okresu czasowego ograniczenia funkcjonowania jednostek oświatowych.

W przypadku jakichkolwiek niejasności zapraszam do zadawania pytań przez nasz formularz kontaktowy.